Quản trị học

Chương 1: Tổng quan về quản trị học

1.1. Khái niệm quản trị

Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Đặc điểm cần nhớ:

• Quản trị là một tiến trình liên tục
• Quản trị bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:
• Hoạch định: Xác định mục tiêu của tổ chức và lập kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó. Quá trình này bao gồm việc phân tích tình hình hiện tại, dự báo tương lai, và đề ra các chiến lược phù hợp.
• Tổ chức: Thiết lập cơ cấu và phân bổ nguồn lực trong tổ chức một cách hợp lý. Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
• Lãnh đạo: Tạo động lực và hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc hiệu quả. Nhà quản trị phải biết cách truyền cảm hứng, động viên và tạo môi trường làm việc tích cực để mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung.
• Kiểm soát: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo kết quả đạt được phù hợp với kế hoạch đề ra. Quá trình này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai lệch, đồng thời đưa ra các biện pháp cải tiến cần thiết.
• Thực hiện thông qua người khác
• Hướng đến mục tiêu của tổ chức

1.2. Vai trò của quản trị

Quản trị đóng vai trò then chốt trong hoạt động của tổ chức thông qua các khía cạnh sau:

Thứ nhất, quản trị giúp phối hợp hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Điều này bao gồm việc kết hợp hài hòa nguồn nhân lực, tài chính, công nghệ và các tài sản khác để tạo ra giá trị tối ưu.

Thứ hai, quản trị giúp tổ chức đạt được hiệu quả và hiệu suất cao trong hoạt động. Thông qua việc lập kế hoạch chi tiết, tổ chức công việc hợp lý và kiểm soát chặt chẽ, tổ chức có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra với chi phí thấp nhất.

Thứ ba, quản trị đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức. Bằng cách xây dựng chiến lược phù hợp, thích ứng với những thay đổi của môi trường và không ngừng đổi mới, tổ chức có thể duy trì vị thế cạnh tranh và phát triển trong dài hạn.

1.3. Nhà quản trị

Nhà quản trị là người thực hiện công việc quản trị thông qua người khác, chịu trách nhiệm về kết quả công việc của nhóm.

Các cấp quản trị:

• Quản trị cấp cao: Hoạch định chiến lược, ra quyết định quan trọng
• Quản trị cấp trung: Thực hiện các kế hoạch và chính sách
• Quản trị cấp cơ sở: Giám sát trực tiếp nhân viên

Kỹ năng quản trị:

• Kỹ năng chuyên môn: Kiến thức và khả năng chuyên môn
• Kỹ năng con người: Khả năng làm việc với người khác
• Kỹ năng tư duy: Khả năng nhìn nhận tổng thể vấn đề

Chương 2: Lịch sử phát triển và các lý thuyết quản trị

2.1. Trường phái quản trị khoa học

Do Frederick Taylor khởi xướng, tập trung vào việc tăng năng suất thông qua nghiên cứu khoa học về công việc.

Nguyên tắc cơ bản:

• Nghiên cứu khoa học công việc: Phân tích chi tiết từng công đoạn sản xuất để tìm ra phương pháp hiệu quả nhất. Điều này bao gồm việc nghiên cứu động tác, thời gian và công cụ làm việc để tối ưu hóa năng suất.
• Lựa chọn và đào tạo nhân viên: Tuyển dụng người phù hợp với công việc dựa trên khả năng và kỹ năng cụ thể. Sau đó, cung cấp chương trình đào tạo có hệ thống để phát triển các kỹ năng cần thiết cho công việc.
• Hợp tác giữa quản trị và công nhân: Xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực giữa ban quản lý và người lao động. Điều này bao gồm việc chia sẻ lợi ích từ việc tăng năng suất và tạo môi trường làm việc hài hòa.
• Phân chia trách nhiệm: Phân định rõ ràng vai trò giữa quản lý và người lao động. Quản lý chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức, trong khi công nhân tập trung vào thực hiện công việc theo phương pháp đã được chuẩn hóa.

2.2. Trường phái hành chính

Henry Fayol đề xuất 14 nguyên tắc quản trị và xác định 5 chức năng quản trị cơ bản.

2.3. Trường phái tâm lý xã hội

Nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố con người và các mối quan hệ xã hội trong tổ chức.

Chương 3: Môi trường quản trị

33.1. Môi trường vĩ mô

Bao gồm các yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động của tổ chức:

• Kinh tế: Bao gồm các chỉ số vĩ mô như tổng sản phẩm quốc nội (GDP), tỷ lệ lạm phát ảnh hưởng đến giá cả, tỷ giá hối đoái tác động đến hoạt động xuất nhập khẩu, và các chính sách tiền tệ của chính phủ.
• Chính trị – pháp luật: Hệ thống luật pháp và các quy định của nhà nước điều chỉnh hoạt động kinh doanh, bao gồm luật doanh nghiệp, luật lao động, và các chính sách thuế. Sự ổn định chính trị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định đầu tư.
• Văn hóa – xã hội: Những giá trị văn hóa, phong tục tập quán, lối sống và thói quen tiêu dùng của người dân. Các yếu tố nhân khẩu học như cơ cấu dân số, trình độ học vấn cũng ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh.
• Công nghệ: Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông, các xu hướng công nghệ mới như AI, blockchain có thể tạo ra cơ hội hoặc thách thức cho doanh nghiệp.
• Tự nhiên: Điều kiện địa lý, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên và các vấn đề môi trường như biến đổi khí hậu, ô nhiễm môi trường tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

3.2. Môi trường vi mô

Bao gồm các yếu tố chính tác động trực tiếp đến hoạt động của tổ chức:

• Khách hàng: Là đối tượng quan trọng nhất quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Họ có thể là người tiêu dùng cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác. Việc hiểu rõ nhu cầu, hành vi và xu hướng của khách hàng giúp doanh nghiệp phát triển sản phẩm và dịch vụ phù hợp.
• Đối thủ cạnh tranh: Bao gồm các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ tương tự hoặc thay thế. Việc phân tích đối thủ giúp doanh nghiệp xác định vị thế cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu và xây dựng chiến lược phù hợp.
• Nhà cung cấp: Là những đối tác cung cấp nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và các nguồn lực đầu vào khác cho doanh nghiệp. Mối quan hệ với nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và chi phí sản xuất.
• Các trung gian phân phối: Bao gồm các đại lý, nhà phân phối, cửa hàng bán lẻ giúp đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Hệ thống phân phối hiệu quả góp phần quan trọng trong việc mở rộng thị trường và tăng doanh số.

Chương 4: Thông tin trong quản trị

4.1. Vai trò của thông tin

Thông tin là cơ sở để ra quyết định và điều hành tổ chức hiệu quả.

4.2. Hệ thống thông tin quản trị

Bao gồm:

• Thu thập thông tin
• Xử lý thông tin
• Lưu trữ thông tin
• Phân phối thông tin

Chương 5: Quyết định quản trị

5.1. Khái niệm và vai trò

Quyết định quản trị là sự lựa chọn phương án hành động trong số các phương án có thể để giải quyết vấn đề quản trị.

5.2. Quy trình ra quyết định

Các bước cơ bản trong quy trình ra quyết định bao gồm 6 bước quan trọng sau:

• Xác định vấn đềĐây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Nhà quản trị cần phân tích tình huống để hiểu rõ bản chất của vấn đề cần giải quyết. Việc xác định chính xác vấn đề sẽ định hướng cho các bước tiếp theo trong quy trình.
• Thu thập thông tinNhà quản trị cần tập hợp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề từ nhiều nguồn khác nhau. Thông tin thu thập phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và cập nhật để làm cơ sở cho việc đề xuất phương án giải quyết.
• Đề xuất phương ánDựa trên thông tin đã thu thập, nhà quản trị đề xuất các phương án giải quyết khác nhau. Mỗi phương án cần được mô tả chi tiết về cách thức thực hiện, nguồn lực cần thiết và kết quả dự kiến.
• Đánh giá phương ánTiến hành phân tích ưu nhược điểm của từng phương án. Việc đánh giá cần dựa trên các tiêu chí cụ thể như tính khả thi, chi phí, thời gian thực hiện và hiệu quả dự kiến.
• Lựa chọn phương án tối ưuSau khi cân nhắc kỹ lưỡng, nhà quản trị sẽ chọn phương án tối ưu nhất – phương án đáp ứng tốt nhất các mục tiêu đề ra với chi phí và rủi ro hợp lý.
• Thực hiện quyết địnhBước cuối cùng là triển khai phương án đã chọn. Quá trình thực hiện cần được giám sát chặt chẽ, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và các biện pháp điều chỉnh kịp thời nếu cần.

Chương 6: Hoạch định trong quản trị

6.1. Khái niệm và tầm quan trọng

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và các phương thức đạt được mục tiêu.

6.2. Các loại kế hoạch

• Kế hoạch chiến lược:
  • Khái niệm: Là kế hoạch tổng thể, dài hạn xác định hướng phát triển của tổ chức
  • Vai trò: Định hướng phát triển, tạo nền tảng cho các kế hoạch cấp thấp hơn
  • Đặc điểm: Thời gian dài (3-5 năm trở lên), do cấp quản lý cao nhất lập, mang tính khái quát cao
• Kế hoạch tác nghiệp:
  • Khái niệm: Là kế hoạch chi tiết cho các hoạt động cụ thể hàng ngày
  • Vai trò: Hướng dẫn thực hiện công việc, đảm bảo hoạt động hiệu quả
  • Đặc điểm: Ngắn hạn, chi tiết, do cấp quản lý trực tiếp lập
• Kế hoạch ngắn hạn:
  • Khái niệm: Là kế hoạch có thời hạn dưới 1 năm
  • Vai trò: Giải quyết các mục tiêu tức thời, đáp ứng nhu cầu ngắn hạn
  • Đặc điểm: Linh hoạt, dễ điều chỉnh, chi tiết cụ thể
• Kế hoạch dài hạn:
  • Khái niệm: Là kế hoạch có thời hạn trên 1 năm
  • Vai trò: Định hướng phát triển bền vững, đạt mục tiêu dài hạn
  • Đặc điểm: Tính khái quát cao, khó điều chỉnh, đòi hỏi nguồn lực lớn

BÀI TẬP TRẮC NGHIỆM QUẢN TRỊ HỌC